De inspiratiesessie over Dialog, online platform voor modern performance management, die ik onlangs heb bijgewoond, deed me terugdenken aan het experiment met social performance management dat ik indertijd geïnitieerd heb bij mijn vorige werkgever, FCTB. ‘Hadden we toen Dialog maar gehad’, was mijn gedachte. Voor de gelegenheid diep ik graag mijn beschrijving op van de meer social vervanger van de oude performance cyclus, die we -ook heel social- samen met alle collega’s hebben bepaald:
“We onderscheiden drie perspectieven – medewerker, team en organisatie –, die elk een eigen cyclus kennen. In elke cyclus maken we gebruik van elkaars input om prestaties en ontwikkeling te ondersteunen. Daarbij laten we de precieze invulling van elke cyclus zoveel mogelijk vrij.
Het perspectief van de individuele medewerker: prestaties
Prestatiedoelen voor elke medewerker worden afgeleid van de organisatiedoelen en van de doelen van de projecten waaraan de medewerker een bijdrage levert. Medewerkers zullen sommige doelen toegewezen krijgen (zoals vanuit de organisatiedoelen een minimum aantal declarabele dagen) en kunnen verder zelf intekenen op (interne) projecten – waarbij zij afspraken maken over hun bijdrage met de projectleider en het projectteam. Daarnaast zien we graag dat medewerkers eigen prestatiedoelen stellen, vanuit een persoonlijke behoefte om iets nieuws te realiseren. Denk bijvoorbeeld aan de ontwikkeling van een nieuwe propositie.
Deze prestatiecyclus willen we vormgeven binnen een social tool, zodat we elkaar kunnen helpen goede doelen te stellen, onze prestaties op elkaar kunnen afstemmen, elkaar kunnen bekrachtigen en scherp houden met feedback en onze bijdrage kunnen evalueren vanuit verschillende perspectieven. De evaluatie betreft de afgesproken individuele bijdrage en ook de kernwaarden van de organisatie. In principe is het gehele projectteam betrokken bij de gehele cyclus voor elke teamlid.
Het perspectief van de individuele medewerker: ontwikkeling
Medewerkers zijn vrij om ontwikkeldoelen voor zichzelf te stellen. Dus ze bepalen zelf óf ze ontwikkeldoelen willen stellen en zo ja, wát ze dan willen ontwikkelen en wanneer. Verder bedenken ze zelf:
- Wie ze daarbij willen betrekken: niemand, de leidinggevende, een of meer collega’s, iedereen
- Waarbij ze diegenen willen betrekken: doelformulering, feedback, tussen- en eindevaluatie
- Wanneer ze hen willen betrekken: periodiek, binnen een bepaald project, na een specifieke gebeurtenis
We hebben als uitgangspunt dat deze individuele ontwikkelcyclus zoveel mogelijk in de openbaarheid plaatsvindt –met behulp van een social tool– zodat we elkaar kunnen helpen onszelf steeds verder te verbeteren en te groeien. We kunnen gebruik maken van de competentieprofielen en –bibliotheek die we momenteel gebruiken, maar kunnen ook ons eigen maatwerk maken.
Het perspectief van projectteams
Behalve dat er binnen projectteams individuele performance cycli plaatsvinden, kunnen teams de social tool ook gebruiken om een cyclus in te richten voor prestaties en/of de ontwikkeling van het team als geheel. Bijvoorbeeld als ze zichzelf scherp willen houden op kwaliteit of iets innovatiefs willen neerzetten (prestaties) of wanneer ze aanleiding zien de onderlinge samenwerking te verbeteren (ontwikkeling). Een team bepaalt zelf of ze hieraan behoefte hebben.
Een eindevaluatie door de klant is verplicht voor elk team. En tussentijdse klantfeedback ook, zeker bij langere projecten. Hopelijk kan dit worden opgenomen in de social tool. Een van onze wensen is in de evaluatie een feedbackmogelijkheid per teamlid toe te voegen.
Het perspectief van de organisatie
Op organisatieniveau is een belangrijke ‘social’ ontwikkeling dat de organisatiedoelen veel meer gezamenlijk worden bepaald, gevolgd en geëvalueerd. En dat deze strakker worden vertaald naar interne projecten, met een opdrachtgever, een projectleider en een projectteam. We blijven werken met jaardoelstellingen, als richtinggevend kader voor een langere termijn, maar de directe focus verschuift naar het kwartaal, om agility in te bouwen. Elk kwartaal vindt een sessie plaats met alle collega’s, waarin we terugkijken op de afgelopen drie maanden en vooruit naar het komende kwartaal. Offline dus. Waarbij de vastgestelde doelen wel worden opgenomen in de social tool, zodat de projectteams hiermee aan de slag kunnen.
Beoordeling en beloning
Degene die tussen de regels doorleest, is het opgevallen dat er in het bovenstaande niet gerept wordt over een gesprekscyclus. Wat we echter willen handhaven is een minimum van twee gesprekken tussen manager en medewerker per jaar. Deze gesprekken zijn bedoeld om de mix van prestatiedoelen waaraan de medewerker zich verbindt af te stemmen en te evalueren, evenals de ontwikkeling van de medewerker op langere termijn. Indien gewenst door een van beiden, kunnen medewerker en manager nog verdere gesprekken afspreken.
Een officiële beoordeling is dit niet. Dat brengt met zich mee dat beslissingen over beloningen genomen zullen worden binnen het MT, op basis van de eindevaluaties van iemands bijdrage en kernwaarden binnen (interne) projecten. Daarbij is de taak van het MT deze eindevaluaties op waarde te schatten en op de juiste manier te wegen. Op grond van de beweging die we nu gaan maken met de organisatie, kunnen we ons voorstellen dat we op termijn willen overstappen naar een vorm van teambeloning. Maar we willen nu eerst maar eens gaan uitproberen wat we hebben bedacht, voordat we nog andere veranderingen aanbrengen.”
