Organisaties met meerdere locaties kan het nogal wat moeite kosten om goed samen te werken. Online technologie biedt gelukkig allerlei mogelijkheden om samen tot resultaten te komen terwijl je niet bij elkaar bent. Ik wist al welke gunstige effecten dat teweeg kan brengen, maar een recente opdracht heeft me nieuwe voordelen laten ontdekken.
Online samenwerking
Bij online samenwerking denk ik zowel aan onderlinge communicatie als aan gezamenlijke productie. Bestanden delen en er samen aan werken, berichten uitwisselen in een chat, vergaderen via videoconferenties, de taken verdelen met een planningstool – het kan allemaal online. Zo kun je met elkaar overleggen, het werk managen, kennis en ervaringen delen, elkaar helpen en co-creëren. Soms gelijktijdig en soms op verschillende momenten.
Gunstige effecten
Een paar jaar geleden heb ik onderzocht wat de invloed is van social media op leren en ontwikkelen. Uit het onderzoek kwam naar voren dat de gunstige effecten zich gaandeweg uitbouwen:
Ik maak me sterk dat de online mogelijkheden hun toegevoegde waarde op dit vlak sindsdien alleen nog maar verder bewezen hebben.
Onverwachte voordelen
Uiteraard is een groot voordeel van online samenwerking dat mensen plaats- en voor een goed deel ook tijdonafhankelijk met elkaar kunnen werken. Daarnaast is het erg prettig dat iedereen altijd bij alle informatie kan én dat het e-mailverkeer afneemt. Maar wat wellicht contra-intuïtief is: online samenwerking kan ook leiden tot een groter gevoel van verbondenheid en een hogere kwaliteit van het werk. Dat werkt als volgt.
Sterkere verbondenheid
Doordat het zo makkelijk is om elkaar online te treffen, is het onderling contact al snel intensiever dan als je elkaar eens in de paar weken ziet bij een persoonlijke ontmoeting. Je vindt elkaar dagelijks op de chat, je ziet wanneer iemand online is en beschikbaar voor een kort overleg, je reageert op elkaars concepten, je houdt elkaar op de hoogte van de voortgang – het is alsof je bij elkaar op de gang zit.
Hogere kwaliteit
Doordat het zo eenvoudig is om mensen online te betrekken, kunnen meer mensen met een hogere frequentie hun inbreng hebben in het proces. Hierdoor kun je snel input verzamelen, ook uit ongebruikelijke hoek, of je producten toetsen, ook als ze nog maar half af zijn. Het iteratieve proces dat zo op gang komt, komt de kwaliteit van het werk sterk ten goede. Temeer daar online een nivellerend effect optreedt: verschillende bijdragen worden meer als gelijkwaardig gezien.
Voorwaarden
Een dergelijke effectieve manier van samenwerken ontstaat niet altijd vanzelf. Sommige mensen moeten nog wennen aan de online technologie, soms zijn er technische obstakels om te overwinnen en online samenwerken kent enkele nieuwe uitdagingen, met name in de structurering van het werk. Je zult de voorwaarden voor succes moeten creëren: kies een platform dat gemak biedt, maak mensen vertrouwd met online samenwerking, zorg voor duidelijke werkafspraken en organiseer goede ondersteuning. Dan kun je de belofte inlossen.
